結婚式をドタキャンされたときの対処法!当日キャンセルの対応方法は?

トラブル

待ちに待った結婚式。

急にドタキャンされたらとてもショックが大きいですよね。

特に最近ではコロナの関係もあり、結婚式のドタキャン率が高くなっているようです。

万が一結婚式をドタキャンされたら、どんな対応をすればいいのでしょうか?

  • 式場へ伝えるタイミング
  • 当日キャンセルの対応方法
  • キャンセルできなかった場合の対処法

など、直前欠席が出た場合の対処法についてまとめていきます。

 

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ドタキャン理由には色々ある!悲しまずに大人な対応を!

今まで準備を頑張ってきた結婚式だからこそ、急にドタキャンが出てしまうと大きなショックを受けてしまいますよね。

さまざまな事情があるとはわかってはいるものの、「自分たちの結婚式に来たくなかったのかな・・・」と不安になってしまう気持ちもあるでしょう。

結婚式のドタキャン理由には、体調不良や急用、やむを得ない事情など、色々な理由があります。

結婚式は色々な大人が集まる場です。何十人も大人が集まれば、1人や2人さまざまな事情がありドタキャンせざるを得ない状況になってしまうこともあるでしょう。

相手もドタキャンしたくてするわけではないと思います。

悲しい気持ちも分かりますが、そういった事情を考慮して大人な対応を心がけるようにしましょう!

ぴのこ
ぴのこ

とても残念なことではありますが、仕方がないことなので悲しむ必要もありません!

冷静にその後の対応が行えるようにしておきましょう!

 

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ドタキャンされたことを式場に伝えるタイミングは?

ドタキャンの連絡が来たら、できるだけすぐに式場に伝えるようにしましょう。

欠席が出てしまった場合、料理をキャンセルしたり、席をなくしたりといった対応が必要になります。

式場に電話ができる時間帯であればすぐに電話で伝え、営業時間外のときはメールを残しておきましょう。

結婚式前日の夜や当日の朝にドタキャン連絡があった場合は、営業開始時間すぐに電話をして伝えます。

ぴのこ
ぴのこ

プランナーの連絡先など知っている場合は、直接伝えておいてもいいでしょう。

 

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各項目の事前・当日キャンセルの対応方法は?

急遽欠席が出てしまった場合は、料理や飲み物、引き出物、プチギフトなど、今まで準備・用意してきたものをキャンセルしなければいけません。

キャンセルの項目や時期に関しては式場によってルールが異なるので、直接プランナーに確認を取りましょう。

ぴのこ
ぴのこ

ドタキャンされる前に確認しておくといいかもしれませんね。

傾向としては、一週間前後の欠席連絡であれば、料理や飲み物はキャンセルができる式場が多いです。

ただし、結婚式3日前など直前となる場合はキャンセルできない式場が多くなっています。

引き出物やプチギフトに関してはすでに発注してしまっている関係で、キャンセルできない場合がほとんどです。

 

キャンセルできない場合の対処法は?

キャンセルできなかった場合の対処法にはどんな方法があるのでしょうか?

各項目別に説明していきます。

 

料理・飲み物

キャンセルできなかった場合、他の方に召し上がってもらうという対処法があります。

式場によってできる範囲は異なりますが、

  • 同じテーブルの人たちみんなで召し上がってもらう
  • 男性ゲストが多いテーブルなどに欠席者の分の料理を出してもらう

などの方法で対処してもらうことができます。

もちろん、キャンセル分は出さないようにお願いすることもできます。

プランナーに相談しながら決めましょう。

 

引き出物

そもそも引き出物はいただいたご祝儀に対するお礼・お返しとして渡されるものです。

欠席した人からご祝儀をいただいた場合は通常通りお返しとして引き出物を渡せばOKです。

直接会える機会があれば直接渡した方が丁寧ですが、郵送でも構いません。

ただし、ご祝儀をいただいていないのに先に郵送するのはNG。

ぴのこ
ぴのこ

ご祝儀を要求していると思われてしまう可能性があります。

一般的には出席予定だった結婚式をドタキャンした場合は、参加して渡す予定だったご祝儀と同額を渡すのがマナーとされていますが、中には少ない金額や、ご祝儀自体渡さない人もいます。

ご祝儀をいただけなかった場合、引き出物は自分で使用したり、急遽結婚祝いを頂いた方へ内祝いとして送ったりなど対処していくといいでしょう。

ただし、急遽結婚祝いを頂いた方への内祝いとして引き出物を送る場合、余りものを貰ったとあまりよく思わない方もいます。

そのため、自分で使うのが無難かもしれませんね。

 

プチギフト

プチギフトに関してはそこまで値段が大きいものではないため、自分で使用したり、欲しい人に追加で渡したりといった対処法が無難でしょう。

 

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席次表作成後にドタキャンされた場合の対処法は?

席次表を作り印刷なども済ませてしまった段階でドタキャンされた場合、基本的には間に合わなければ無理に変更する必要はありません。

ぴのこ
ぴのこ

もう一度印刷しなおすとなると余計な出費になってしまいますからね。

同じテーブルではない限り、ゲストが欠席者に気づくということはあまりありません。

シールを貼って隠すなどの対処法もありますが、逆に目立ったり見栄えが悪くなってしまったりするので、そのままで問題ないでしょう。

 

実際の席はどうする?

実際の席は、イス自体用意しない方向性で進めてもらいましょう。

プランナーに相談しながら、イスの数を減らし他のゲストの間隔を調整してもらうなどして、欠席者がいることを目立たないようにします。

席札やメニュー表なども出さないようプランナーに伝えておきましょう。

 

穴埋めとして他の人を招待するのはNG

キャンセルになった分、誰かを招待しよう!という対応を考える方もいるかとは思いますが、どちらの相手にも失礼なのでおすすめできません。

 

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ドタキャン理由を本人に聞いてもいいの?

相手からもともと理由を聞かされていた場合なら問題ありませんが、理由を聞かされずに欠席とだけ言われた場合、理由を聞いてもいいのか悩みますよね。

結婚式のマナーとしては、理由によって伝えた方がいい場合と伝えない方がいい場合があるとされています。

例えば身内の不幸などの不祝儀である場合は、祝い事の結婚式のタイミングでは伝えない方がいいとされているのがマナーです。

そういったマナーを踏まえた上で、欠席理由を曖昧にしているゲストもいるでしょう。

だからこそ、詮索しない方が無難です。

ドタキャンとなるとどうしても理由が気になってしまうとは思いますが、相手のことを気遣うことも大切です。

 

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ドタキャンした相手にキャンセル料は請求できる?

あまりにも直前のドタキャンになると、新郎新婦にはキャンセル料がかかり大きな出費になります。

ドタキャンした相手に直接キャンセル料は請求できるのか?という問題も浮上してきますが、常識的にはあまり請求しない方がいいとされています。

請求してはいけないという決まりがあるわけではありませんが、欠席理由によってはやむを得ない事情だったのにキャンセル料を請求するのは失礼だと感じる人も多いようです。

基本的には、ドタキャンをした場合後日お詫びの言葉とご祝儀を渡すのが常識であるため、こういった相手の出方を待ちつつ、一方的にキャンセル料を請求するというのは避けた方がいいでしょう。

 

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ドタキャンによる人間関係について

よくある話ですが、結婚式のドタキャンによって人間関係が崩れてしまう・・・と言った話があります。

例えば、ドタキャンをしたのにご祝儀や電報をいただけなかった・・・という場合など、やはり今後の付き合いを見直したくなるのも当然です。

基本的には結婚式をドタキャンした場合、連絡がきた時期にもよりますが、参加をして渡そうとしていた金額と同額のご祝儀を送るのがマナーとされています。

また、一般常識としては電報などを手配するのが丁寧だとされており、こういったマナーや常識が配慮できない人の場合、今後の関係性を考えてしまうのも無理はないでしょう。

ぴのこ
ぴのこ

相手の対応によっては自分がどう思われているのかもわかるところですしね・・・

こういった出来事によって「ドタキャンした相手との関係性を見直すべきなのか・・・」と悩まれる方も多いかと思います。

職場の上司や同僚、仲がいいと思っていた友人など、相手との関係性によってかなり悩みどころだとは思いますが、自分が“関係を見直したい”と思うのであれば、その素直な気持ちのままでいいと思います。

どうしよう、どうしようと悩んでいるより、「こういった対応をされたから今後は疎遠にしよう」と割り切ってしまった方が気持ち的にも楽です。

無視をするなどはあまり大人な対応ではないのでおすすめはしませんが、徐々にフェードアウトをしたり、連絡を減らして疎遠にしたりなど、自分の納得いく形で関係性を見直していきましょう。

 

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ゲストのドタキャンを防ぐための2つの予防策

ドタキャンは相手の都合なので確実に防ぐことは難しいですが、予防としてできることは2つほどあります。

ぜひ参考にしてみてください。

 

事前に出欠確認を行う

招待状を送って出欠の確認をとっても、人によってはうっかり予定を忘れてしまう人もいます。

結婚式の招待状は当日の2~3ヶ月前に出すのが一般的なので、先の予定となり、ついつい忘れてしまう・・・ということもあるでしょう。

ぴのこ
ぴのこ

社会人として忘れるということはあまりないとは思いますが・・・

当日前にあらためて本人に連絡を取って出欠の確認を行ってみるのも対策のひとつです。

普段の連絡手段であるLINEなどで軽く連絡をするだけでもOK!

「〇日の結婚式、よろしくね」など軽く一言送っておくだけでも違うと思います。

 

リマインドメールを送る

結婚式の当日などに出欠の最終確認としてリマインドメールを送るのもおすすめの方法です。

連絡なしのドタキャンが防げます。

 

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まとめ

ドタキャンされたとき、焦ってしまう気持ちもわかりますができる対処法はたくさんあります。

ドタキャンされたタイミングによって、料理や引き出物などキャンセルできるかできないかが異なります。

この辺りのルールは式場によってもかなり違ってくるので、あらかじめキャンセルについての確認を取っておくといいでしょう。

キャンセルができなかった場合でも、次のようにできる対応は少なからずあります。

  • 料理は他の方に召し上がってもらう
  • 引き出物は後日ご祝儀を頂いたらお返しとして渡す
  • 席はイス自体用意せず他のゲストの間隔を調整してもらう

今回紹介した上記のような内容を参考にしながら、落ち着いて対応していきましょう!

記事ID:2984

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